No Brasil, a pandemia da COVID-19 teve efeitos devastadores para cerca de 700 mil empresas que, segundo levantamento realizado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística(IBGE), encerraram suas atividades. Em grande parte dessas situações, a falta de estratégias de gestão eficientes determinou a continuidade ou o fim dos negócios. Entre essas ferramentas de  gestão para enfrentar momentos extremos, estão o Plano Estratégico e o Plano de Continuidade de Negócio (PCN). 

De acordo com o executivo de Gestão de Riscos e de Tecnologia da Innovativa Carlos Macedo, esses instrumentos possibilitam traçar diretrizes e ações que auxiliem o enfrentamento de possíveis impactos externos, causados por ações humanas, ambientais, pandemias e eventos graves que ponham em risco a continuidade de operação de uma empresa, até mesmo em situações decrises econômicas e políticas inesperadas.  “O Plano de Continuidade de Negócios é um instrumento poderoso, capaz de permitir que a toda a organização mantenha suas atividades críticas em um nível aceitável e esteja preparada para eventuais ameaças, internas e externas”, esclarece.

Carlos Macedo lembra do poder do planejamento como ferramenta, mas salienta que esse instrumento precisa ser usado com muito critério para que surta os efeitos necessários (Foto: Divulgação)

Macedo defende ainda que qualquer empresa pode ter essas ferramentas, mas é necessário seguir critérios rigorosos para atingir o objetivo final, um documento que em uma eventual crise, possa dar o direcionamento mais preciso para retomada das atividades e mantenha a reputação da empresa.

Inovação na crise

O analista do Sebrae Bahia, Fabrício Barreto salienta que as ferramentas oferecem alternativas para a continuidade do negócio de uma forma inovadora. “Numa situação como a atual, os planos conseguiriam ajudar a analisar o cenário, diagnosticando o que aconteceu no período em que um negócio precisou fechar suas portas”, completa.
Barreto salienta que para a construção desse tipo de palnejamento, é necessário realizar uma análise de riscos. “Costumamos dizer que é o momento de voltar novo, de trazer algo a mais para o seu cliente, agregar valor e utilizar tudo que foi aprendido nesse período, principalmente as questões tecnológicas”, ensina. 

Fabrício Barreto salienta a importância de analizar o comportamento do público-alvo, o mercado e o segmento para criar as estratégias certas (Foto: Dario G. Neto)

Para o representante do Sebrae, o passo seguinte será analisar o impacto e perceber de que forma essas eventuais ameaças ainda podem anda trazer danos ao negócio. “Vai persistir? Preciso investir tempo nisso? Posso aproveitar essa ameaça e transformar em uma oportunidade, atendendo esta demanda? Essas são algumas questões que precisam ser respondidas”, diz. 

Para ele, só depois disso, é possível construir o planejamento estratégico, definindo novas atuações, analisando sempre o comportamento do público-alvo, o mercado e o segmento. “Procurar avaliar o que há de novo, tanto na questão comportamental, quanto na estrutura e apresentação da empresa, na melhoria dos processos e produtos, com o objetivo de satisfazer cada vez mais o seu cliente”, completa.

Se o momento é de reinvenção, a orientação do Sebrae é que o empreendedor trabalhe ainda o planejamento financeiro e comercial, junto com o estratégico e o PCN para que consigam ter um resultado mais eficaz. “É interessante avaliar a contingência de recursos, a questão do gerenciamento de possíveis crises e impactos que foram ocasionados com a pandemia e o plano de recuperação, porque se uma empresa deixou de atuar no mercado e ficou totalmente anônima, precisa desenvolver esse plano que envolve os clientes, a reputação comercial, para que a marca continue sendo vista”, ensina. Barreto lembra anda que, nesse período, as empresas que foram orientadas pelo Sebrae, mesmo sem atividades presenciais, por exemplo, foram orientadas para uma atuação no mundo on line.

Caminho certo 

Enquanto se constrói o plano estratégico e de continuidade dos negócios, Carlos Macedo lembra que é preciso que o empresário fuja de quatro armadilhas que atravancam a continuidade dos negócios. “É muito comum empresas buscarem referências de PCNs em literatura técnica, até mesmo na ABNT ISO 22.301 – Sistemas de Gestão de Continuidade de Negócios e tentar criar um modelo a partir desses documentos, porém é muito raro encontrar quem obteve sucesso com tal iniciativa”, diz, salientando que a implementação do PCN tem uma relação muito forte com o planejamento estratégico da empresa, exigindo  uma visão mais ampla e executiva de empresa, sabendo como alinhar essas expectativas e evitando um PCN fora da realidade econômica da empresa.

Para Macedo, o segundo erro é esquecer que PCN é parte de um sistema de Gestão de Continuidade e que sua eficácia está atrelada à Análise de Impacto aos Negócios e à Avaliação de Riscos. “O terceiro grande erro é esquecer que deve haver uma organização mínima para Gestão de Incidentes, afinal, são os colaboradores de áreas estratégicas e envolvidas no PCN que iram atuar na definição de critérios para os eventos e acionamento do PCN, caso seja necessário”, completa.
Por último, o especialista em gestão de riscos ressalta a importância do envolvimento da alta direção para que o PCN faça parte da cultura e não seja somente um documento para mostrar que a organização tem esse plano. “O PCN é parte de um sistema de gestão e é importante que os cuidados e incidentes sejam priorizados e recebam os tratamentos adequados e suportados pelas diretorias envolvidas”, finaliza.

Vale salientar que o Sebrae oferece consultoria para o desenvolvimento dessas ferramentas de gestão. 

Para definir a Estratégia do PCN são necessários:
•    Propósito e escopo do PCN
•    Objetivos
•    Critérios e procedimentos para sua ativação
•    Procedimentos de implementação
•    Papéis, responsabilidades e autoridades
•    Requisitos e procedimentos de comunicação
•    Interdependências internas, externas e suas interações
•    Recursos necessários
•    Fluxo de informações e processos documentados